Oggigiorno essere a conoscenza di tutte le funzioni e gli strumenti messi a disposizione da un programma è tanto richiesto quanto necessario. I programmi del pacchetto Microsoft Office, per esempio, sono quelli più utilizzati sia nelle realtà lavorative, che in quelle personali o di studio. I primi passi nella conoscenza e nel loro utilizzo infatti, inizia nell'età adolescenziale, quando insieme alle altre materie, viene dedicata una, massimo due, ore a settimana per la creazione di un background informatico. Ad oggi però, non è più sufficiente dimostrare di sapersi muovere superficialmente all'interno di un programma. A questo proposito, noi di A-Sapiens abbiamo creato un portale formativo che consente sia ai professionisti, sia agli studenti, di frequentare dei corsi specifici per poter conseguire le certificazioni informatiche.
In questo caso specifico ci concentriamo maggiormente sul programma Office PowerPoint, il più utilizzato al mondo per la creazione di progetti e presentazioni lavorative e scolastiche. Come dicevamo poco fa, la conoscenza relativa delle funzioni di cui dispone un programma come PowerPoint, non assicura un risultato ottimale o soddisfacente. Non potendo dilungarci eccessivamente, in questa sede andremo ad occuparci di alcuni aspetti da tenere in considerazione per lo sviluppo di una presentazione professionale, utilizzate in quelle occasioni lavorative dove si ha necessità di esporre le proprie tesi o idee circa un argomento.
1. Come scrivere i contenuti in modo chiaro e coinvolgente
Ancora prima di iniziare a parlare degli aspetti più pratici di una presentazione professionale, è doveroso soffermarsi sull'importanza di scrivere i propri contenuti in modo semplice, approfondito e coinvolgente. Una delle situazioni che tende maggiormente a verificarsi durante l'esposizione di un progetto infatti, è la perdita di concentrazione e di attenzione da parte del pubblico. Chiaramente questa condizione non si verifica sempre e solo a causa di una presentazione poco entusiasmante, ma può essere interessante capire come mettersi in una botte di ferro.
Prima di sedersi ed iniziare a battere i tasti di fronte ad una diapositiva vuota, il primo passo da compiere è quello di creare un breve schema che riporti l'argomento principale del progetto, i relativi punti salienti -solitamente 5 o 6-, ed infine delle note di approfondimento sotto ogni punto importante individuato. In questo modo, lo svolgimento del testo avverrà in maniera fluida e rapida, senza incorrere in situazioni dove ci si dimentica di parlare di un argomento piuttosto che correre il rischio di creare un numero di slide troppo differente tra un punto saliente e l'altro. Dopo questo primo passaggio, si può iniziare con la stesura del testo.
Di tutte le diapositive che si andranno a creare, quella che può essere definita la più importante è sicuramente la prima, quella d'apertura. Grazie a questa slide infatti, si ha la possibilità di dare subito un'idea chiara del proprio argomento, catturare l'attenzione del pubblico e convincere che mantenere la soglia d'attenzione alta ne varrà la pena per il corso di tutta la presentazione. Lo scopo principale della slide d'apertura quindi, è quello di incuriosire in maniera intrigante la persona che si ha di fronte a se.
Allo stesso tempo, anche la diapositiva conclusiva ha un ruolo da non sottovalutare. Questa infatti, racchiude tutto il lavoro svolto, tutte le parole che hanno accompagnato la presentazione, ed è importante che le ultime parole siano quelle incisive e decisive. Nelle presentazioni professionali infatti, si tende a chiudere la spiegazione di un progetto in maniera motivazionale, spingendo gli ascoltatori ad agire, a confrontarsi, a creare nuove idee. Le slide di apertura e di chiusura quindi, sono le ciliegine sulla torta di un lavoro svolto in maniera magistrale, un aspetto che non si può non considerare.
2. Come incuriosire il pubblico
Dopo aver parlato dell'importanza della slide di apertura, è altrettanto fondamentale capire come creare curiosità sin dalle prime parole. Questo aspetto nello specifico, non ha direttamente a che vedere con un aspetto pratico delle slide, ma è un punto saliente per la buona riuscita di una presentazione professionale. Le affermazioni iniziali infatti, devono essere accattivanti, provocatorie e sorprendenti, di modo che l'interlocutore abbia il desiderio di continuare ad ascoltare la presentazione.
A questo elemento però, se ne aggancia uno molto più pratico. Ogni punto saliente che è stato individuato durante la stesura dello schema iniziale, può diventare esso stesso un altro mini gancio per mantenere alta la soglia d'attenzione del pubblico. Se si riesce a creare sorpresa ogni volta che viene esposto uno degli argomenti principali da trattare, è pressoché impossibile che si perda l'attenzione del proprio interlocutore. In questo senso però, non bisogna rischiare di incorrere in una presentazione costantemente ricca di elementi accattivanti, ma bisogna cercare di attuare un buon mix tra una spiegazione professionale e qualche elemento che crei sorpresa e curiosità.
3. Temi e colori: due aspetti da non sottovalutare
Durante la spiegazione di un progetto tramite una presentazione PowerPoint, il tema ed i colori principali sono due elementi che caratterizzeranno ogni slide. La scelta del tema è sicuramente un fattore importante, ma risulta essere anche piuttosto critico, specie dal momento che ogni progetto può spaziare da un tema semplice e minimalista ad uno simpatico e ricco di colore. Per le presentazioni PowerPoint professionali, ad ogni modo, il nostro consiglio è quello di scegliere un tema raffinato, che metta in risalto gli elementi inerenti all'argomento e che non crei troppa distrazione. Il tema quindi, deve andare di pari passo con l'argomento che si andrà ad esporre, ma deve rimanere in secondo piano rispetto alle idee esposte. Inoltre, sul web vi sono diversi siti ed applicazioni che consentono il download di centinaia di temi differenti, così da poter scegliere quello più adeguato in un ventaglio d'offerta ancora più ampio.
Anche per quanto riguarda la color palette che si andrà ad utilizzare all'interno delle slide, la scelta deve avvenire secondo criteri intelligenti, e non secondo il proprio gusto personale. Senza ombra di dubbio, il bianco ed il nero sono i due colori che tendenzialmente vengono maggiormente impiegati per la scrittura del testo, messa doppiamente in risalto se lo sfondo o il tema scelto creano un contrasto ancora più evidente. Ad ogni modo, la scelta dei colori deve essere coerente sia con l'argomento da sviluppare, sia con il tema delle slide, sia con le immagini o le icone che si andranno ad inserire. E' importante che ogni diapositiva presenti un'omogeneità visiva elevata, così che nessun elemento possa sembrare d'eccesso o fuori luogo.
4. Inserimento di immagini, icone ed animazioni
Nonostante possa sembrare strano, anche le presentazioni professionali godono di una buona percentuale di immagini ed icone all'interno delle slide. Questi elementi infatti, aiutano la comprensione di quanto spiegato durante la presentazione, e allo stesso tempo imprimono maggiormente il concetto espresso dalle parole del testo. L'immagine è l'elemento più chiaro ed intuitivo che possa essere inserito all'interno di una diapositiva, in quanto rende ancora più comprensibile la spiegazione dell'argomento con il solo fatto di riportare visivamente il concetto espresso. Le icone invece, fanno più da accompagnatrici. Se per esempio si sta spiegando la percentuale di guadagno di un'azienda durante gli ultimi 6 mesi, inserire un grafico che riporti i dati aiuta nella visualizzazione di quanto appena detto.
In questi casi però, si consiglia di inserire un'icona per slide, evitando così fraintendimenti o sovrapposizioni di argomento. Inoltre, le icone possono essere utilizzate anche per spiegare in maniera semplice ed intuitiva un concetto piuttosto complesso, mantenendo la soglia d'attenzione alta. Per quanto riguarda le animazioni invece, il discorso è un po' più complesso.
Tendenzialmente si pensa che le presentazioni professionali debbano essere prive di qualsiasi elemento animato, ma la realtà è ben diversa. Chiaramente non potranno essere costantemente inserite come in un progetto liceale, ma il giusto quantitativo di animazione riesce a rendere più piacevole la spiegazione di una presentazione. Se si pensa per esempio ad un elenco puntato, un bel modo per mettere in risalto un punto specifico è quello di applicargli un effetto particolare. Inoltre, le animazioni possono anche essere applicate ad elementi come icone o immagini, utili per sottolinearne l'importanza.
5. Collegamenti ipertestuali
L'ultimo elemento da tenere in considerazione per una presentazione professionale a tutti gli effetti, è sicuramente il collegamento ipertestuale. Questo infatti, è molto utilizzato nelle realtà professionali, poiché consente il passaggio diretto da una slide all'altra con il semplice click del mouse, piuttosto che il collegamento ad una pagina web esistente. Se per esempio si pensa ad una presentazione che è composta da 60 diapositive, potrebbe tornare molto utile la possibilità di collegare la quindicesima slide alla trentesima senza essere obbligati a scorrere velocemente le altre quindici che si trovano nel mezzo. In realtà però, la funzione principale dei collegamenti ipertestuali, è quella di inserire l'URL di una pagina web collegandolo ad una parola specifica. Il processo per l'inserimento di collegamenti ipertestuali è molto semplice, basta essere a conoscenza di qualche tasto e finestra dove andare a lavorare. Questo rimane sicuramente uno degli elementi più competitivi e professionali che si possono inserire all'interno della propria presentazione PowerPoint, in quanto consente al pubblico di vedere direttamente ciò di cui si sta parlando.
In conclusione
Per concludere la nostra guida, il nostro consiglio rimane quello di esporsi ad una realtà informatica professionale, così da poter essere a conoscenza di tutti gli strumenti offerti da PowerPoint. Sapendo dove andare a cliccare infatti, quali tasti o finestre esistono per la personalizzazione di un progetto, ci si mette nelle migliori condizioni per ottenere un risultato perfetto. Ecco perché, noi di A-Sapiens abbiamo pensato allo sviluppo di un corso PowerPoint dalla A alla Z, che vada a dare tutte le conoscenze necessarie allo studente -o al professionista- per lo sviluppo di una presentazione impeccabile. Inoltre, poiché il nostro portale rimane costantemente aggiornato con l'andamento delle tecnologie, il corso PowerPoint è frequentabile da remoto, lasciando libero il nostro iscritto di seguire le lezioni da casa o dall'ufficio. Il conseguimento di un attestato PowerPoint, così come quelle per qualsiasi altro programma Microsoft Office, consente di affacciarsi al mondo del lavoro con maggiore sicurezza, oltre che poter contare su un ventaglio di scelta decisamente più ampio.
