Nel mondo digitale ci si interfaccia spesso con la problematica di dover lavorare su un documento che non consente le dovute ed appropriate modifiche a causa del suo formato. Se non vi fosse la possibilità di convertire il formato di questi documenti si avrebbero molteplici problemi organizzativi e produttivi, sia all'interno di una realtà lavorativa quanto scolastica e personale. Oggigiorno sempre più utenti si scambiano email con allegati riguardanti documenti, tabelle, elenchi e programmi, motivo per il quale sono stati sviluppati delle applicazioni che consentono di operare in modo rapido ed efficiente su questi file.
In particolare, per quanto riguarda il discorso della conversione di un file da un formato all'altro, la maggior parte delle volte si ha la necessità di trasformare un file PDF in un formato del pacchetto Office, come per esempio Word, Excel o PowerPoint, e viceversa. Inizialmente attuare una conversione di questo genere poteva essere un processo piuttosto impegnativo, ma grazie allo sviluppo di nuovi programmi è possibile cambiare il formato di quasi qualsiasi file in base alle proprie necessità.
In questa guida ci si concentrerà in particolar modo sulla conversione dei documenti PDF in formato Excel, portando alla luce sia i migliori programmi gratuiti che a pagamento, in base alle necessità dell'utente.
Tutto quello che c'è da sapere sulla conversione da PDF a Excel
Nel mondo del lavoro, così come in quello universitario, accade spesso di dover redigere un testo Word, creare un database con Access o creare un foglio di calcolo con Excel. Ogni programma ha la sua funzione specifica, motivo per il quale convertire un file da un programma all'altro non è un passaggio del tutto semplice ed immediato. I motivi per i quali si può avere bisogno di cambiare il formato di un documento sono molteplici, ma solitamente si tratta di avere la possibilità di apportare delle modifiche che altrimenti sarebbero impossibili da applicare al documento originario.
Il formato che per eccellenza non consente la minima modifica del documento rimane proprio il PDF -Portable Document Format-, che come suggerisce il significato dell'acronimo, è un formato portatile per i documenti. Ciò significa che il formato PDF è quello maggiormente usato per qualsiasi tipo di documento: la tesi di laurea, il testo di una conferenza, una guida informativa, il Curriculum Vitae, un elenco di partecipanti o di numeri di telefono.
Solitamente, anche se gli esempi appena citati vengono scritti con Microsoft Word, quando ci si avvia verso gli ultimi passaggi si tende a salvare, stampare ed inviare il documento con il formato PDF, proprio perché non è possibile apportare modifiche.
Qualsiasi documento può essere salvato in formato PDF, avendo la garanzia finale che nessuno possa apportare modifiche aggiuntive -salvo se vengono utilizzati convertitori specifici-Quando si lavora con documenti di una certa importanza, che possono essere di lavoro piuttosto che personali o universitari, il formato più sicuro rimane sicuramente il PDF.
Dall'altra parte invece, convertire un file PDF in un qualsiasi altro formato non è un'operazione del tutto facile, specialmente se necessiti di trasformarlo in un file Excel. Per questo tipo di conversione infatti, esistono dei programmi specifici, alcuni gratis, altri a pagamento, che svolgono la funzione di convertitore. Ancora prima di iniziare a parlare dei programmi però, quali possono essere le motivazioni per le quali si necessita di trasformare un file PDF in uno Excel?
E' ormai risaputo che Excel sia il foglio di calcolo elettronico più utilizzato in ambito lavorativo, organizzativo e personale, motivo per cui si ha una quantità piuttosto sostanziosa di documenti Excel che vengono spediti e ricevuti nelle caselle di posta. Quando si riceve un file PDF che al suo interno presenta una tabella, si potrebbe avere la necessità di riversarla su Excel, anche se appunto, non è un'operazione scontata.
Infatti, nonostante esistano programmi specifici per la conversione del formato dei documenti, accade spesso di interfacciarsi con diverse problematiche: la parziale formattazione del documento piuttosto che la mancanza di qualche informazione presente nel documento originario. Dunque, nonostante esista la possibilità di convertire un file PDF in uno Excel, mantenere la corretta struttura del file non è così semplice.
I programmi utilizzati per convertire i documenti
Come accennato precedentemente, vi sono alcuni programmi e software che vengono utilizzati per convertire un file PDF in uno Excel. Ogni programma presenta delle caratteristiche specifiche sotto diversi punti di vista: l'immissione della propria email, un limite massimo di caricamento, il numero di file che possono essere convertiti per volta, il costo del programma stesso.
Dal momento che è possibile trovare molteplici programmi di conversione, specialmente online, tenere in considerazione questi principali aspetti potrebbe aiutare a scegliere con maggior cura, specialmente in base alle esigenze specifiche dell'utente. In questa guida vengono riportati e spiegati alcuni dei programmi migliori per quanto riguarda la conversione di file PDF in documenti Excel, lasciando la parola finale all'utente.
I programmi gratuiti
Uno dei principali aspetti a cui si punta quando si va alla ricerca di un software o di un programma di conversione rimane proprio il costo. Oggigiorno però, grazie all'immensa disponibilità di informazioni e dati che esistono nel Web, si ha la possibilità di lavorare con dei programmi gratuiti, che non necessitano di nessuna installazione di software specifici o applicazioni sul pc dell'utente.
Il meccanismo tramite il quale funzionano questi programmi online si basa sull'immissione della propria email, sulla quale arriveranno i link relativi ai file convertiti; il passo successivo rimane semplicemente quello di far partire il download del documento per poterlo aprire ed iniziare a lavorarci sopra. Un aspetto importante da tenere in considerazione riguarda la privacy dei dati dell'utente: entro qualche giorno dall'utilizzo del programma infatti, i documenti verranno interamente cancellati, anche se è consigliabile evitare di convertire documenti che contengano informazioni troppo personali e sensibili.
Ciò a cui bisogna prestare attenzione invece, sono alcuni convertitori online che sembrano gratuiti, ma che dopo aver convertito parzialmente il file caricato, richiedono di scegliere un abbonamento mensile di pagamento. In questo caso è possibile annullare l'operazione e poter proseguire con la ricerca di programmi più consoni e trasparenti.
I love PDF
Questo programma è uno dei primi che esce nel momento in cui si compie una ricerca su Google, ed effettivamente rimane uno dei migliori in termini di qualità ed efficienza, anche se ha un limite massimo di caricamento di 200 MB.
Inoltre, a differenza della maggior parte dei programmi gratuiti e che si trovano online, per poter utilizzare I love PDF non è necessario immettere nessuna email: il file convertito viene automaticamente scaricato sul pc dell'utente. L'utilizzo del programma è semplice ed user friendly, con pochi ed immediati passaggi che consentono la conversione del file PDF.
PDF to Excel online
Questo programma, oltre a rimanere uno dei più rapidi sulla piattaforma online, consente di mantenere intatto tutto il layout originale. A differenza di I love PDF, per poter scaricare i file convertiti è necessario collegarsi alla propria email e cliccare sul link apposito. Anche in questo caso l'utilizzo del programma è davvero intuitivo, in quanto è sufficiente caricare il file PDF e cliccare sul pulsante Converti ora: l'email arriverà dopo qualche secondo.
Online2PDF
Questo programma è un'altra ottima alternativa ai due riportati sopra, anche perché non richiede alcun tipo di registrazione e consente di caricare venti documenti simultaneamente. Il massimo di caricamento è 50 MB per ogni file, ma il download avviene immediatamente, senza tempi di attesta. Come per gli altri due programmi, per iniziare la conversione dei file è necessario inserire il file originario e scegliere il formato in cui si necessita averlo, in questo caso si tratta di Excel.
I programmi a pagamento
Se i programmi gratuiti ed online non soddisfano a pieno le necessità e le esigenze dell'utente, si ha la possibilità di installare alcune applicazioni a pagamento. In realtà, l'offerta dei programmi gratuiti è talmente alta e conveniente, che vale la pena di evidenziare solamente un programma a pagamento: Able2Extract. Tuttavia, pur essendo a pagamento, si ha la possibilità di usufruire della prima settimana in maniera gratuita, decidendo in un secondo momento se mantenere l'applicazione e quindi iniziare a pagarla.
Una delle comodità di questa applicazione è che è disponibile per qualsiasi sistema operativo, e per ognuno di questi esiste il download apposito sulla pagina ufficiale. Il processo per il download rimane identico a quello che viene utilizzato per qualsiasi altra applicazione, dovendo cliccare sui vari accetta e continua che le finestre propongono sullo schermo. Una volta aperto il programma sarà sufficiente caricare il file in formato PDF cliccando sul pulsante Open, situato in alto a sinistra.
La peculiarità di questo programma sta nella maniera in cui i file PDF vengono convertiti in file Excel, lasciando all'utente la possibilità di selezionare la modalità automatica o manuale; senza dilungarci troppo, attraverso la modalità manuale è possibile modificare la struttura del foglio di calcolo finale. In fin dei conti, muovendosi abilmente tra i risultati delle pagine mostrati da Google, si ha la garanzia di trovare un'applicazione che svolga la funzione di convertitore senza dover ricorrere a programmi più specifici e magari a pagamento.
