PowerPoint, le nozioni di base per iniziare ad usarlo

Oggigiorno, sapersi muovere in totale autonomia tra i diversi programmi del pacchetto Microsoft Office è un requisito piuttosto fondamentale per potersi affacciare in maniera professionale nel mondo del lavoro. L’idea comune, quella di saper utilizzare un programma perché se ne conoscono le funzioni principali e basiche, è piuttosto comune, anche se errata.

Ogni programma di Microsoft Office infatti, offre una serie di opzioni, strumenti e funzionalità specifiche, che non sono così semplici da utilizzare se non lo si è mai fatto prima. A questo proposito, negli ultimi anni è diventato sempre più frequente iscriversi a dei corsi formativi che consentono l’apprendimento delle applicazioni del pacchetto Office, garantendo un background di conoscenze ed abilità richieste dal mondo del lavoro.

In questa dettagliata guida andremo a spiegare tutte le voci presenti nella barra degli strumenti del programma PowerPoint, il più utilizzato al mondo per quanto concerne la creazione di presentazioni, e come è possibile trasformare una presentazione in un video.

 

Cos’è PowerPoint e a cosa serve

Il programma PowerPoint, facente parte del pacchetto Microsoft Office, viene utilizzato per la creazione di diapositive multimediali, che attraverso le opzioni di salvataggio messe a disposizione dal programma stesso possono arrivare a comporre un video. In poche parole, PowerPoint è l’unico programma di Microsoft Office che consente di creare, modificare, animare le diapositive che comporranno la presentazione finale.

Le sue numerose funzionalità lo hanno reso un programma molto utilizzato sia in ambito lavorativo che di studi, partendo già dalle scuole superiori. Da diversi anni infatti, è stata introdotta la possibilità di svolgere lavori di gruppo che prevedono l’utilizzo di PowerPoint per mostrare il proprio elaborato, senza contare la possibilità che offre anche per quanto riguarda la tesina del quinto anno.

cos'è powerpoint

Lo stesso discorso viene mantenuto all’interno delle università, dove, in base alla facoltà scelta, si ha l’opportunità di approfondire le tematiche a sfondo informatico. Tuttavia, sapersi muovere in totale autonomia su questo programma non è semplice ed immediato come si può pensare, specialmente se non si ha un rapporto quotidiano con il computer.

 

PowerPoint presenta delle funzioni, degli strumenti e delle opzioni specifiche, che consentono agli utenti di creare dei veri capolavori. Proprio per questo motivo noi di A-Sapiens abbiamo sviluppato un portale che consente di conseguire la certificazione che attesta le abilità sviluppatesi durante il percorso di formazione, riconosciuta a livello internazionale.

Poiché oggigiorno i programmi del pacchetto Office vengono utilizzati nella maggior parte delle realtà lavorative, fare in modo di avere un profilo completo sotto questo punto di vista può fare la differenza in un mondo in continuo sviluppo e competizione. Le aziende infatti, puntano ad avere uno staff di collaboratori professionale e preparato, senza doversi prendere l’impegno economico di doverli formare attraverso corsi specifici.

 

I primi passi su PowerPoint

Innanzitutto, come si può notare all’apertura del programma, vi sono diversi Layout sui quali è possibile cliccare -Atlante, Medison, Ritaglio, Sfaccettatura-, in base alla presentazione che si ha la necessità di creare. In questo specifico caso ci occupiamo della dispositiva Presentazione vuota, dove si possono aggiungere una serie di diapositive vuote da poter elaborare come si preferisce.

 

 

Possiamo affermare che inizialmente una diapositiva PowerPoint sia costituita principalmente dallo sfondo e dalle due voci relative al titolo e al sottotitolo, i primi elementi con i quali si interagisce una volta aperto il programma. Per quanto riguarda la barra degli strumenti invece, quella posta in alto, dove è possibile notare tutte le funzioni messe a disposizione, si possono leggere le diverse voci:

  • File
  • Home
  • Inserisci
  • Progettazione
  • Transizioni
  • Animazioni
  • Presentazione
  • Revisione
  • Visualizza
  • Che cosa vuoi fare?

In questa guida ci occuperemo di tutte le voci presenti nella barra degli strumenti, analizzandone le funzioni principali una volta cliccatoci sopra, spiegando le loro utilità all’interno di ogni diapositiva PowerPoint.

La schermata iniziale

La schermata che si ha quando il programma si apre, mostra uno sfondo bianco con due spazi in cui è possibile inserire il titolo ed il sottotitolo, ma rimane comunque possibile eliminare queste due aree cliccando sui bordi tratteggiati, così da avere la diapositiva completamente libera. Tuttavia, se si sceglie di tenere lo spazio per mettere il titolo, è possibile vedere tutte le opzioni disponibili nella barra in alto, cliccando su Home.

Innanzitutto, cliccando sulla voce Layout, il programma offre una serie di diapositive preimpostate, che presentano spazi ed impostazioni diverse le une dalle altre.

L’inserimento del titolo e del sottotitolo è un aspetto piuttosto semplice ed immediato, nonostante vi siano molte opzioni che possono essere applicate alle due scritte.

In base al tipo di presentazione che si intende creare, i titoli dovranno avere uno stile serio piuttosto che simpatico, essere statici piuttosto che animati. PowerPoint offre una serie di variabili che si adattano perfettamente a qualsiasi tipo di progetto, consentendone la personalizzazione anche per quanto riguarda il font ed il colore. Tutte le opzioni disponibili rientrano sempre nella barra in alto degli strumenti, che va esplorata ed approfondita ancora prima di iniziare un progetto.

 

Le diapositive

Una volta che si sarà impostata la prima diapositiva, per inserirne altre si dovrà cliccare sulla voce Nuova diapositiva, in alto a sinistra. Cliccando su questa voce è possibile inserire il numero totale delle diapositive che saranno necessarie per lo sviluppo del lavoro, ma rimane altrettanto valida l’opzione di inserirle man mano che le precedenti vengono elaborate.

Il lavoro che si può svolgere su ogni diapositiva è molto ampio e vario, in quanto tutte le voci presenti nella barra degli strumenti servono principalmente per aggiungere dettagli alla schermata di lavoro. Ogni presentazione deve rimanere in linea con il tema che verrà affrontato nella presentazione, anche solamente con la scelta dello sfondo.

Per esempio, se si sta utilizzando PowerPoint per effettuare una presentazione all’interno di un’azienda, i titoli, i colori, lo sfondo e le immagini dovranno essere quanto più chiare e semplici, trasmettendo serietà e professionalità ai collaboratori. Se invece si ha necessità di presentare un progetto inerente agli studi effettuati durante il quinto anno di superiori, la presentazione può assumere un tono più rilassato e colorito, ponendo maggior enfasi sugli argomenti trattati.

 

La voce Home

Come anticipato poco fa, la Home rimane il primo luogo dove vengono utilizzate le funzioni più basiche e semplici del programma, poiché riportano informazioni sulle dimensioni del testo, il colore che si desidera applicare, i diversi elenchi puntati e le varie forme da poter inserire. Sapersi muovere all’interno della Home è il primo passo per poter utilizzare le altre voci in maniera più semplice e costruttiva per la riuscita del progetto.

Questa sezione della barra degli strumenti presenta al suo interno diverse categorie, ognuna delle quali fa riferimento ad una specifica parte della diapositiva:

  • Appunti
  • Diapositive
  • Carattere
  • Paragrafo
  • Disegno
  • Modifica

Ognuna di queste categorie si riferisce alla parte della diapositiva indicata dal nome stesso. Per esempio, se si desidera applicare delle modifiche al paragrafo presente nella diapositiva, si dovrà andare a lavorare con le voci presenti in questa parte della barra, dove si può variare l’orientamento del testo, aggiungere un elenco puntato, cambiare l’interlinea del paragrafo, e via discorrendo.

 

 

 

Per quanto riguarda l’inserimento dello sfondo, sia esso a tinta unita, sia esso una foto presa dal proprio pc, non è stata creata una sezione specifica né all’interno della Home, né in nessun’altra voce della barra. Per impostarlo infatti, è necessario fare click con il pulsante destro del mouse e cliccare nuovamente sulla voce formato sfondo, che  presenterà diverse possibili opzioni:

  • Riempimento a tinta unita
  • Riempimento sfumato
  • Riempimento a immagine o trama
  • Riempimento a motivo

Il programma offre una gamma di colorazioni molto ampia e con motivi differenti, che è possibile personalizzare in base al proprio gusto. Inoltre, come da elenco puntato, è possibile selezionare un’immagine presente all’interno del proprio computer, e renderla lo sfondo della diapositiva.

 

La voce Inserisci

Come ci si può facilmente immaginare, andando a lavorare sulla voce Inserisci si vanno a prendere in considerazione tutti quegli elementi che possono essere inseriti all’interno delle diapositive, che servono per arricchirle o approfondire un concetto. Molte volte infatti, l’aggiunta di una tabella, di un’immagine o di un grafico, sono fondamentali per capire più facilmente le informazioni contenute nel paragrafo.

 

Diapositiva con presenza di icona

 

L’inserimento di elementi che possono essere considerati visivi quindi, non ha una funzione puramente estetica, ma di rendere più chiaro il concetto espresso dalle parole. Come per la sezione della Home, anche la voce Inserisci è composta da alcune sezioni che consentono di lavorare su aspetti specifici della diapositiva:

  • Diapositive
  • Tabelle
  • Immagini
  • Illustrazioni
  • Collegamenti
  • Commenti
  • Testo
  • Elementi multimediali

I nomi di ogni sezione rimandano alle diverse opzioni contenute al loro interno, e come è possibile notare, ne esiste una che riguarda i collegamenti; questa funzione di PowerPoint rimane una delle più interessanti ed importanti all’interno di una presentazione.

Grazie ai collegamenti infatti, è possibile immettere dei link che puntano a diverse pagine all’interno della stessa progettazione, passando direttamente alla diapositiva collegata. Tuttavia, porre un link all’interno di una diapositiva può essere utile anche per collegare pagine di siti Web già esistenti, piuttosto che documenti presenti nel computer o nella posta elettronica.

 

La voce Progettazione

La voce Progettazione rimane quella un po’ più spoglia di funzioni ed opzioni, in quanto consiste semplicemente nella scelta di un tema per la diapositiva. Tuttavia, i layout scelti possono essere personalizzati grazie alle funzioni della tabella presente sul lato destro della barra degli strumenti, cliccando su Personalizza e su Idee per progetti; qui infatti, è possibile spostare, ridimensionare e cambiare completamente il layout della pagina scelta, aggiungendo o togliendo spazi ed elementi.

 

 

 

La voce Transizioni

Questa voce si compone di tutti i movimenti che possono essere applicati alle varie diapositive. Bisogna sottolineare infatti, che si ha la possibilità di elaborare ogni diapositiva in maniera del tutto autonoma dalle precedenti e dalle successive, così come è possibile scegliere di mantenere gli stessi effetti per tutte le slides. La voce Transizioni è suddivisa in tre sezioni differenti:

  • Anteprima
  • Transizioni a questa pagina
  • Intervallo

Come si può immaginare, cliccando su Anteprima si avrà la visione del risultato finale degli effetti applicati alla diapositiva in uso, potendo scegliere di cambiare, eliminare o aggiungere qualcosa. A destra della barra degli strumenti invece, si trova la sezione Intervallo, che riporta tutte le funzioni relative ai suoni, alla durata delle diapositive e alla modalità di passaggio alla diapositiva successiva.

 

 

Queste opzioni, una volta impostate, verranno automaticamente mantenute durante la presentazione del progetto finale, e potranno essere applicate in maniera identica a tutte le slide, o essere completamente diverse l’una dall’altra.

Cliccando sulla voce Transizioni quindi, si potrà scegliere il tipo di movimento che si desidera dare al momento dell’entrata alla diapositiva in questione. Inoltre, di fianco all’ultimo tipo di transizione presente nella barra, è presente una freccetta che, se cliccata, aprirà una finestra che mostra 50 tipi di transizioni possibili.

 

La voce Animazioni

La voce Animazioni, posizionata a destra della sezione Transizioni, offre la possibilità di applicare un’infinità di effetti alla diapositiva, aumentano il risultato estetico ed ottico del progetto. Proprio come per le transizioni, gli esempi più comuni ed utilizzati si trovano già esposti nella barra degli strumenti, ma cliccando sulla freccetta a destra è possibile interfacciarsi con una quantità piuttosto consistente di effetti. Anche questa categoria è suddivisa da altre quattro voci al suo interno, ognuna che rimanda alla funzione specifica:

  • Anteprima
  • Animazione
  • Animazione avanzata
  • Intervallo

 

 

Gli effetti delle animazioni più comuni sono quelli esposti nel riquadro Animazione, mentre in quello denominato Animazione avanzata si ha la possibilità di aggiungere ulteriori effetti, impostare il trigger e copiare l’animazione nelle altre diapositive. Per quanto riguarda l’Intervallo invece, le funzioni messe a disposizione riguardano principalmente il momento d’inizio, la durata, il ritardo ed i vari spostamenti all’interno della slide.

 

La voce Presentazione

La voce Presentazioni, la penultima da destra, riguarda tutte le caratteristiche circa la presentazione finale del progetto PowerPoint. Il suo contenuto è piuttosto semplice ed intuitivo, in quanto il lavoro grosso è già stato fatto sulle diapositive che andranno a comporre la presentazione finale. Al suo interno troviamo tre sezioni riguardanti il modo in cui si sceglie di voler presentare il lavoro:

  • Avvia presentazione
  • Imposta
  • Monitor

Nel primo riquadro, Avvia presentazione, si trovano tutte le opzioni relative alla presentazione PowerPoint, che può essere impostata dall’inizio, dalla diapositiva corrente, online o essere personalizzata. Per quanto riguarda la presentazione online, Microsoft Office offre la possibilità di scaricare le presentazioni contenute nel Web browser, un’opzione valida ma usata in maniera marginale.

Nel riquadro Imposta invece, si trovano tutti quegli elementi estetici della presentazione, come per esempio le impostazioni per gli intervalli tra le varie diapositive ed i commenti audio. Infine, nel riquadro Monitor è presente la voce Visualizzazione Relatore che può essere spuntata o meno, in base alla necessità che si ha di far apparire le note durante la presentazione.

Questa opzione viene utilizzata molto spesso quando la presentazione PowerPoint viene spiegata da un utente ad un pubblico di persone, le quali vedono lo scorrimento delle diapositive senza note, che appariranno solamente sul monitor del relatore.

 

La voce Revisione

All’interno di questa sezione vi sono più riquadri di lavoro di quanto non vi siano nelle altre voci della barra degli strumenti, anche se in realtà, come accennato precedentemente, una volta che le diapositive sono state impostate, elaborate e linkate, si è al 90% dell’opera. Queste ultime funzioni sono utili per guardare da diverse prospettive il proprio lavoro, fare gli ultimi controlli ed apportare le ultime modifiche.

  • Strumenti di correzione
  • Accessibilità
  • Approfondimenti
  • Lingua
  • Commenti
  • Confronta
  • Input penna

Nel primo riquadro si hanno le funzioni relative alla correzione degli errori ortografici e del Thesaurus, un aiuto offerto da Office per selezionare sinonimi ed antonimi di parole presenti nel testo di una diapositiva. Il secondo riquadro invece, fa una scansione della presentazione PowerPoint con il fine di identificare alcuni passaggi poco chiari e trasparenti, offrendo la possibilità di andare a correggerli.

Il riquadro Approfondimenti permette di creare collegamenti esterni alla presentazione PowerPoint grazie alla presenza del testo scritto, riportando alcune informazioni che potrebbero essere correlate, approfondendo il concetto espresso dalla diapositiva. Facendo un esempio semplice ed intuitivo, se si prova a scrivere la parola Franco nella diapositiva, e successivamente si clicca su Ricerca intelligente, il monitor mostrerà il risultato ottenuto su Wikipedia.

Il riquadro Lingua contiene due voci: Traduci e Lingua. Cliccando sulla prima è possibile utilizzare i servizi intelligenti offerti dal pacchetto Office, che in questo caso consentono la traduzione del testo all’interno delle diapositive. Cliccando su Lingua invece, è possibile impostare la lingua che verrà usata nelle slides della presentazione ed applicare le proprie preferenze linguistiche.

Il riquadro Commenti si compone di cinque pulsanti piuttosto intuitivi, che riguardano l’aggiunta, la modifica e l’eliminazione di commenti alle diapositive. Quando si decide di inserire un commento, non bisogna fare altro che cliccare su Nuovo commento, e la apposita colonna si aprirà sulla parte destra del programma.

In quell’area deve essere inserito il commento che si vuole scrivere, ma sulla diapositiva apparirà una semplice icona che rimanderà al commento stesso. Questa funzione viene utilizzata come una sorta di nota che si vuol far leggere all’utente, all’interno della quale è anche possibile inserire il tag verso il nome di una persona, inserendo una chiocciola [email protected] del nome da digitare.

Gli ultimi due riquadri sono Confronta ed Input penna: il primo offre l’opportunità di mettere a confronto due documenti che non subiranno alcuna modifica o variazione, perché le differenze tra i due documenti verranno riportate in un terzo documento; cliccando sul secondo invece, sarà possibile andare a lavorare a mano con elementi come penne, evidenziatori, forme e gomme.

 

La voce Visualizza

Questa ultima sezione della barra degli strumenti fa riferimento a tutte le funzionalità e alle varie opzioni per la visualizzazione finale delle diapositive, proponendo una serie di elementi utili sia per la visualizzazione dettagliata delle slides, sia per la visualizzazione totale del lavoro svolto. La voce Visualizza si compone di sette sezioni:

  • Visualizzazione presentazioni
  • Visualizzazioni schema
  • Mostra
  • Zoom
  • Colori/Gradazioni di grigio
  • Finestra
  • Macro

Il primo riquadro, come suggerisce il nome stesso, si compone di tutte le variabili che riguardano la visualizzazione della presentazione, e consente di osservare la totalità delle diapositive elaborate in diversi modi. Il secondo invece, riguarda tutti gli schemi presenti sulle slides, compresi anche quelli delle note.

Il riquadro Mostra, si compone delle funzioni righello, griglia, guide e note, aggiungendo gli elementi all’interno della diapositiva. Questa funzione serve principalmente per allineare correttamente i paragrafi, le immagini e le forme che possono comporre la slide, assicurando un’orientazione perfetta. Il riquadro Zoom invece, consente di ingrandire fino al 400%  la diapositiva, permettendo di notare anche il più piccolo dettaglio.

 

 

Il riquadro Colorazioni/Gradazioni di grigio consente di impostare diversi colori e tipi di layout alla diapositiva, con diverse gradazioni, modelli di contorno e riempimenti, mentre il riquadro Finestra mostra delle opzioni inerenti alla distribuzione dello spazio nella schermata della diapositiva e sulla disposizione della totalità delle slides. L’ultimo riquadro della voce Visualizza, il riquadro Macro, offre l’opportunità di automatizzare le attività frequenti che si svolgono durante la creazione del progetto, anche se per la versione di PowerPoint 2013 questa funzionalità non è disponibile.

Infine, nella barra degli strumenti è presente un’ultima voce – Che cosa vuoi fare?-  che è possibile notare anche grazie alla presenza della piccola icona di una lampadina, che consente di scrivere le funzionalità che non riesci a trovare all’interno della barra degli strumenti.

 

Trasformare una presentazione PowerPoint in un video

Quando si termina di elaborare le diapositive che compongono la presentazione PowerPoint, il passo finale da compiere è quello del salvataggio. Tenendo in considerazione che nel momento in cui si effettua la registrazione di una presentazione tutti gli elementi relativi (animazioni, intervalli, commenti) vengono salvati nella presentazione stessa, vi è la possibilità di salvare la presentazione come un video.

In realtà, parlare di trasformazione risulta quasi un’esagerazione, in quanto si tratta semplicemente di salvare il documento con un formato diverso:

  1. Salvare la presentazione in un formato di file video MP4 o WMV
  2. Salvare la presentazione come file di PowerPoint show (. ppsx).

Le possibilità sono solamente le due appena citate: convertire la presentazione in un file video -primo caso-, o avviare la presentazione come se fosse un video -secondo caso-.

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